Ein Unternehmen, zwei Personen, zig Projekte. Wer kein Büro und keine Arbeitszeiten von 9 bis 17 Uhr hat, muss sich etwas überlegen, um alles im Überblick zu behalten. Organisation ist hier alles. Wir OnlinerInnen arbeiten alle mit unterschiedlichen Tools und Programmen, die uns den Arbeitsalltag erleichtern sollen. In zwei Jahren MOKS haben wir vieles versucht, kurzzeitig benutzt und doch wieder verworfen. Ein paar Werkzeuge haben sich aber als besonders zielführend und alltagstauglich erwiesen.

Die Klassiker

Word, Excel, Power Point. Das sind die Standard-Programme, mit denen wir werkeln. Uschi ist definitiv Team Word, Micha bastelt aus allen möglichen und unmöglichen Dingen ein Excel-Sheet. Power Point hat sich für Präsentationen als geeignet erwiesen (mit Keynote konnten wir uns nicht so recht anfreunden, Prezi ist anstrengend. Die gute alte .ppt geht eigentlich immer). Ein wichtiger Vorteil von altbewährten Programmen: Sie erschweren nicht das gemeinsame Arbeiten mit den KundInnen.

Als Cloud-Lösung haben wir Dropbox gewählt (Name: MOKS Box <3 ), was in den meisten Fällen gut funktioniert. OneDrive benutzen wir, um die Buchhaltung mit unserer Steuerberatung zu koordinieren. Diese Dropbox ist so gefinkelt und verschachtelt aufgebaut, dass sie für uns selbst manchmal ein Mysterium ist. Aber sie macht Sinn. Meistens.

Projekt-Zusammenarbeit

Um größere Projekte im Überblick zu behalten, gibt es viele Möglichkeiten. Wir haben Trello ausprobiert, mit Google Docs wunderbar kollaborativ an Dokumenten gearbeitet, Asana verflucht und Instagantt recht schnell wieder aufgegeben. Basecamp hat uns hier noch am besten gefallen bzw. war es für unsere Zwecke am passendsten. Für das Abarbeiten von To Dos ist uns Things am liebsten, wenn wir nicht gerade eine handschriftliche Liste verwenden. (ja, auch dafür gibt es das passende Post-It!) Für die Zeiterfassung ist uns Freckle am liebsten.

Was wir noch so zu Organisationszwecken brauchen? Einen gemeinsamen Kalender. Die Scan-Funktion am Smartphone, um Rechnungen und Dokumente direkt in die Dropbox zu laden. (Scanbot ftw! <3 ) Und natürlich die beidseitige Bereitschaft, all diese Dinge auch zu nutzen. Allein funktioniert es nämlich nicht.

Screenshot: Basecamp

Während der Arbeit

Facebook ist der Standard-Tab, der in unserem Browser so gut wie immer geöffnet ist. Hier findet daher auch die meiste Kommunikation statt. Für berufliche Zwecke legen wir unseren KundInnen den Business Manager nahe. Eine Sache erleichtert uns den Arbeitsalltag wirklich sehr: die Screenshot-Funktion unserer Laptops. Alles, was wir für Blogbeiträge, Postings, Präsentation oder für die Nachwelt festhalten möchten, speichern wir auf diese Weise. Bildbearbeitung funktioniert unkompliziert und schnell über Pixlr, für Collagen o.Ä.  verwenden wir Canva.

Aber nicht alles passiert digital – wir sind immer noch große Fans von handschriftlichen Aufzeichnungen. Ohne Notizbuch, Kalender und Lieblingsstift geht es bei uns nicht.

Den Überblick behalten

Wir mögen gefinkelte Tools, aber am meisten bewährt hat sich in unserem Arbeitsalltag die gute, alte Statusmail. Manchmal schreibt sie Uschi am Freitagnachmittag, wenn Micha sie schreibt, kommt sie Montagfrüh. Auf diese Weise behalten wir im Überblick, was in der neuen Woche zu tun ist (unser schriftlicher Jour Fixe quasi). Wir listen darin kurz die einzelnen Projekte auf mit den next steps sowie der Person, die zuständig ist. (also zum Beispiel: MOKS Website: Blogbeitrag schreiben – Micha)

Kommunikation

Bei all den tollen Dingen, die man kaufen und nutzen kann, ist es aber immer noch am wichtigsten,  miteinander zu reden. Und zwar oft und lange. Dafür nutzen wir den Facebook Messenger (ja, Slack ist cool – nachdem wir „nur“ zu zweit sind und ohnehin immer auf Facebook online sind, lohnt es sich für uns nicht.), Mails, Skype und das gute, alte Telefon. Das kann recht ausufernd werden.

Und ihr so?

Wir mögen es, wenn unsere Arbeitsumgebung schnell und unkompliziert funktioniert. Deshalb verzichten wir auf Programme, deren Handhabung mehr Zeit und Aufwand bedeutet als Nutzen, den sie bringen. Trotzdem probieren wir gerne Neues aus – wenn ihr ganz andere Tools kennt und verwendet, freuen wir uns über eure Empfehlungen.